وظایف اصلی مسئول دفتر عبارت‌اند از:
- ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر
- تماس با کارکنان، مدیران سایر واحدها و مراجعین
- پاسخگویی به ارباب رجوع و مشتریان در مراجعه حضوری
- ثبت نامه‌های دریافتی و ارسالی شرکت و کنترل ضمائم مربوطه
- دریافت گزارش‌ها و مکاتبات تایپ‌شده و کنترل ضمائم، ارائه به مدیرعامل و دریافت امضا
- بایگانی تمامی اسناد و مدارک، پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها و گزارش‌ها در آرشیو اختصاصی
- کنترل ورود و خروج‌ها به دفتر مدیرعامل
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات درون و بیرون سازمان
- هماهنگی برنامه‌ها و قرار ملاقات‌های مافوق و پیگیری جهت تحقق آن‌ها
- برنامه‌ریزی و هماهنگی سفرهای کاری و ماموریت‌ها
- ابلاغ دستورات و پیام‌های مدیرعامل به پرسنل و سایر بخشهای سازمان
- تنظیم پیش‌نویس نامه‌های اداری و سازمانی صادره طبق دستور مدیر مافوق
- ارسال مکاتبات و مدارک صادره شرکت به واحدها، شرکت‌های زیرمجموعه و ادارات مربوطه
- ارائه گزارش روزانه به مدیرعامل از اتفاقات مهم سازمان